Die Programmänderungen und neuen Funktionen in der Version 2020 finden Sie wie stets im Detail in den „RA-MICRO Aktuellen Hinweisen“ beschrieben.

Schwerpunkt der RA-MICRO Programmentwicklung 2019 war die Entwicklung der deutschen anwaltlichen Kanzleiorganisation hin zur Digitalen Anwaltskanzlei. Dies steht auch für die RA-MICRO Programmplanung der nächsten Jahre im Fokus. Als Digitale Anwaltskanzlei bezeichnen wir eine Kanzlei, deren Arbeitsgrundlage der Kanzleiabläufe die E-Akte und der Informationsaustausch in der Kanzlei und mit Dritten mittels elektronischer Dateien und Übermittlungswege erfolgt. Eine noch geringe, aber schnell zunehmende Anzahl von Kanzleien arbeitet bereits digital. Wir erwarten, dass im Verlaufe des kommenden Jahrzehnts die überwiegende Anzahl der Kanzleien digitalisiert arbeiten wird. Aufgrund der bereits heute gegebenen Rationalisierungsvorteile der digitalen Arbeitsweise empfehlen wir allen Kanzleien, zeitnah die RA-MICRO E-Akte einzuführen und zunehmend im Kanzleialltag den RA-MICRO E-Workflow zu nutzen. Voraussetzung ist dafür die konsequente Speicherung aller Ausgänge zu Akten in die E-Akte über die Textverarbeitung, Outlook Schnittstelle oder den RA-MICRO E-Brief in Verbindung mit dem RA-MICRO E-Postausgang. Alle Eingänge zu Akten müssen ebenso konsequent über den RA-MICRO Posteingang in die E-Akten gespeichert werden. In den Quellen des E-Postfaches sind insb. das beA vorzugsweise per autom. Zertifikatabruf, das E-Mail-Konto der Kanzlei und der Scan-Ordner für die einzuscannenden Papiereingänge einzustellen. Zu Akten gehörende E-Mail Eingänge auf anderen E-Mail-Konten (z. B. der Anwälte) werden in der RA-MICRO Outlook (EA) Schnittstelle in die E-Akten gespeichert. Diese Outlook Schnittstelle sollte bei allen RA-MICRO Benutzern, die aktenbezogene E-Mails empfangen, aktiviert sein.

Programmneuerungen

1.beA-Integration

Mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) und der Herstellung der Durchsuchbarkeit von PDF-Dokumenten im beA Postausgang ist die Integration des beA in RA-MICRO grundsätzlich abgeschlossen.

1.1.beA eEB elektronisches Empfangsbekenntnis

Eingehende Nachrichten mit eEB Anforderung werden im RA-MICRO Posteingang oder im RA-MICRO Postkorb empfangsbestätigt. Bis zur Erteilung des eEB in nachfolgender Maske werden die Nachrichten rot markiert. Das eEB wird zur anfordernden Nachricht als Anlage in die E-Akte gespeichert.

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1.1.2 eEB Empfangsbestätigung anfordern

Im E-Brief und in der Word-Schnittstelle kann zu einer beA Nachricht ein eEB angefordert werden.

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Das danach eingehende eEB wird zur anfordernden Nachricht als Anlage in der E-Akte gespeichert. Der RA-MICRO Postausgang enthält auf dem Reiter beA eEB eine Übersicht der eEB Anforderungen.

1.1.3 eEB beA Postausgang

Im Postausgang, Reiter beA eEB , werden die angeforderten eEB‘s mit Datum der Anforderung und, sofern vorhanden, dem Datum der Antwort sowie dem Status der Antwort (angenommen/abgelehnt) tabellarisch dargestellt.

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Über die Verlinkung in der Spalte Dokumente kann direkt auf die in der E-Akte gespeicherten Einträge zugegriffen werden. Die Einträge in der Tabelle werden 30 Tage nach Erhalt einer Antwort gelöscht.

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1.2 beA in der Zwangsvollstreckung

Mithilfe der Programmfunktion ZV-Auftrag Formular kann der Vollstreckungsauftrag wegen Geldforderungen an den Gerichtsvollzieher elektronisch direkt via beA gesendet werden. Inkassobüros und Rechtsabteilungen können dafür EGVP nutzen. Auch wenn zur Beschreitung dieses Weges nicht mehr der EGVP Classic Client genutzt werden kann, stehen Drittprodukte (z. B. Governikus Communicator Justiz Edition) zur Nutzung bereit.

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Der beA-Nachricht wird neben dem offiziellen Formular als PDF-Dokument ein strukturierter Datensatz beigefügt. Damit sollte die Bearbeitung beim Gerichtsvollzieher noch zeitsparender erfolgen, soweit dieser eine Gerichtsvollzieher-Software im Einsatz hat, welche das Einlesen strukturierter Datensätze unterstützt. Dieser Vorteil kommt den Anwendern auch zugute, wenn der Originaltitel nachzureichen ist. Zu beachten ist hierbei, dass gemäß § 754a ZPO (für den ZVA) die Einreichung des Originaltitels entbehrlich ist, wenn eine Geldforderung aus einem Vollstreckungsbescheid vollstreckt werden soll, deren Betrag 5.000 EUR nicht übersteigt. Gleiches gilt gemäß § 829a ZPO für den PfÜB, der als PDF-Dokument ebenfalls nunmehr per beA über die Funktion ZV-PfÜB an das Vollstreckungsgericht übermittelt werden kann. E-Dokumente, wie beispielsweise eine Kopie des zu vollstreckenden Titels, können aus der E-Akte optional als Anlage beigefügt werden.

Auch für das E-Mahnverfahren wurde der Kommunikationsweg beA mit den Zentralen Mahngerichten eröffnet. Es kann weiterhin zwischen dem Versand über beA und dem bisherigen Versandweg über die Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfächer gewählt werden.

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Der beA Versand erfolgt über den RA-MICRO beA-Postausgang. Nachrichten von den zentralen Mahngerichten, die per beA empfangen werden, werden wie alle anderen Nachrichten über die Schnittstelle der BRAK importiert. Diese Nachrichten können direkt im E-Mahnverfahren eingelesen werden. Eine Information im RA-MICRO Posteingang weist auf das Vorliegen neuer Mahn-Nachrichten hin.

1.3 beA durchsuchbare Dokumente

Elektronische Dokumente an Gerichte sind in durchsuchbarer Form zu übermitteln, soweit dies technisch möglich ist (§ 2 ERVV). Textdateien sind stets durchsuchbar. Problematisch sind die weithin verwandten PDF-Dateien, die durchsuchbar oder nicht durchsuchbar sein können. Von RA-MICRO aus Textdateien erzeugte PDF‘s sind durchsuchbar. Nicht durchsuchbar sind reine Grafiken wie Scans, sofern nicht am Scanner Texterkennungssoftware vorhanden ist. Insb. wenn man PDF-Dateien als Anlage übersandt erhält, werden diese oft nicht durchsuchbar sein. Diese müssen mit einer Texterkennungssoftware (OCR-Software) erkannt werden. Anschließend wird der aus der Grafik extrahierte, erkannte Text in das PDF-Dokument „eingebettet“, sodass dieser sog. „Textbody“ des PDF-Dokumentes nach Begriffen oder Inhalten durchsucht, insb. auch in die RA-MICRO Volltextsuche einbezogen werden kann.

Der RA-MICRO beA-Postausgang prüft, ob zu versendende PDF-Dateien durchsuchbar sind und ermöglicht eine automatische Erweiterung der Dokumente durch den „Textbody“ mittels OCR-Bearbeitung. Erforderlich ist die Installation der kostenpflichtigen OCR-Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz im Kanzleinetzwerk. Omnipage ist das führende Programm für diese Anwendung.

Da die Erkennung zeitaufwändig ist und hohe Leistungsanforderungen an den PC stellt, empfehlen wir bei größeren Kanzleien mindestens zwei Erkennungsplätze. Omnipage kann über die RA-MICRO Vor-Ort Partner bezogen werden. Wenn ein Dokument entgegen der VO nicht durchsuchbar per beA eingereicht wurde, kann das Gericht unter Fristsetzung ein durchsuchbares PDF anfordern.

Allen Kanzleien ist die Installation des Programmes Omnipage auf mind. einem Arbeitsplatz zu empfehlen.

2. Word-Schnittstelle: neuer Drucken-Dialog

Der Drucken-Dialog wurde in einem Fenster übersichtlich zusammengefasst. Dokumente können in mehrfachen Ausführungen – auch i. V. m. Anlagen – gedruckt und gleichzeitig zur E-Akte und/oder Druckdateiverwaltung gespeichert werden. Der elektronische Versand von Abschriften ist mit der Option Abschrift E-Versand möglich. Um die Blattanzahl von Papierakten zu vermindern, kann ein Ausdruck des Originals und/ oder der Abschrift mithilfe des Zoomdrucks (2 oder 4 Seiten pro Blatt) erfolgen (empfehlenswert).

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3. RA-MICRO Kanzleitextverarbeitung (KTV): Erweiterung E-Versand

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Die KTV erfreut sich durch die Einfachheit und hohe Produktivität in den Kanzleien weiter großer Beliebtheit. Das vor Jahrzehnten von RA Dr. Becker in seiner Kanzlei entwickelte anwaltlich-praxisgerechte Texterstellungs-Konzept wurde in der Anwenderschaft nicht durch die Word Textverarbeitung verdrängt. Daher soll die KTV weiter gepflegt werden, solange dieses die Nutzerzahl rechtfertigt.

Die Erweiterung durch den E-Versand verbessert keineswegs nur die produktive Nutzung der modernen E-Mail-Kommunikation mit den Mandanten insb. auch in verschlüsselter Form. Direkt aus der Textverarbeitung, darüber hinaus können auch Dokumente und Anlagen per E-Brief an das beA Postausgangsfach im RA-MICRO Postausgang oder per E-Brief bzw. E-Mail einem Beteiligten zur Akte elektronisch übermittelt werden.

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Gleichzeitig kann eine Speicherung des Dokuments zur E-Akte und/oder Druckdatei- bzw. Dokumentenverwaltung erfolgen sowie ein Aktenretent für die Handakte gedruckt werden (Kanzlei, Allgemeine Einstellungen, 1 Allgemein, 1.27 Aktenretent bei E-Versand drucken).

Die Optionen zum elektronischen Versenden von Dokumenten sind in einem Fenster dargestellt. Mit dem E-Versand kann der Versandweg individuell für jede Adresse über das Adressfenster eingestellt werden.

Der E-Versand liest alle Beteiligten aus der Akte ein. Für Beteiligte, die nicht zur Auswahl stehen, ist in der Adresse keine E-Mail und/oder SAFE-ID hinterlegt. Über die in Klammern aufgeführte Adressnummer kann das Adressfenster des Beteiligten zur Bearbeitung aufgerufen werden. Nach Aktualisierung der Empfängerliste über Bild steht der Beteiligte zur Auswahl als Empfänger zur Verfügung.

4. RA-MICRO E-Akte: Verbesserung der Dokumentenvorschau

Die Dokumentenvorschau (rechts) in der E-Akte kann mit dem Button Bild (unten Mitte) in einer weiteren Instanz zur Ansicht des Dokumentes geöffnet werden. In dieser zweiten Instanz kann gesondert in der Ansicht dieser E-Akte navigiert werden. Dieser Button ersetzt den bisherigen mit 2 Dokumenten versehenen Button, der mit „Lesemodus“ bezeichnet war. Der Anzeigemodus (zwei Seiten nebeneinander) kann weiterhin im Dokumenten-Vorschau-Fenster als Ansichtsoption gewählt werden.

Das Dokumenten-Vorschau-Fenster kann jetzt auch mit der Maus mit Ziehen des Dokumentes in der Dokumenten-Vorschau nach rechts oder links geöffnet werden. Mit Ziehen nach rechts kann die Dokumenten- Vorschau auf einen weiteren Monitor als Dokumentenvorschau-Fenster verschoben werden.

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5. MS-Office: neue 64-Bit-Unterstützung

Mit der Version 2020 kann auch die 64-Bit-Version von Microsoft Office mit RA-MICRO Kanzleisoftware installiert werden.

Es gibt aber für bestehende 32-Bit-Installationen keine Veranlassung für eine Umstellung auf die 64-Bit-Version. Es ist keineswegs so, dass eine generelle Vorteilhaftigkeit einer 64-Bit-Version gegenüber einer 32-Bit-Version besteht, insb. nicht in Stabilität und Performance. Office 64-Bit ist vorteilhaft bei sehr großen Leistungsanforderungen hinsichtlich der Dateigröße, wie diese in der typischen Anwendung der Anwaltskanzlei nicht gegeben sind. Bei MS Office Neuinstallationen wird man hingegen regelmäßig die 64-Bit-Version installieren.

6. MS-Outlook E-Akte (EA) Schnittstelle: verbesserte Oberfläche

Die RA-MICRO Outlook (EA) Schnittstelle sollte auf jedem Arbeitsplatz, der mit Outlook arbeitet, aktiviert sein. Die Aktivierung erfolgt unter Kanzlei, MS-Office.

  • neue E-Mails erstellen unter Zugriff auf die RA-MICRO Adress- und Akten-Daten
  • E-Mails versenden und in die E-Akte speichern
  • E-Dokumente aus E-Akten als Anhang beifügen
  • eingehende E-Mails, optional mit Anhängen, in die E-Akte speichern

Abb. neue E-Mails erstellen, versenden und speichern:

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Abb. eingehende E-Mails in E-Akte speichern:

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7. MS-Outlook PD Personal Desktop Schnittstelle

Die Outlook Schnittstelle PD (Personal Desktop) für Windows PCs bietet den individuell angepassten Aufruf der RA MICRO Programmoberfläche im Menüband von Outlook. RA-MICRO muss auf dem Arbeitsplatz-PC installiert sein und läuft im Hintergrund.

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Ein Vorteil des Outlook PD ist die optionale, vereinfachende Reduktion der RA MICRO Oberfläche auf die typische Benutzernutzung. Insbesondere der Anwalt nutzt typischerweise nur wenige der rund 150 RA-MICRO Programme. Die Anzeige in Outlook kann individuell beschränkt und dadurch praxisgerecht übersichtlich werden.

Einstellungen öffnet eine Übersicht aller Programme, in der durch Anwählen/Abwählen eingestellt wird, welche Programme im Outlook Menüband angezeigt werden.

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8. Kostenrisiko: Leistungserweiterung

Nun können auch Prozesskostenhilfe sowie das Kostenrisiko speziell für Arbeitsgerichtsbarkeit und Familiengerichtsbarkeitberechnet werden.

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9. E-Akten Archivierung

Um die Größe des laufenden Datenbestandes im zentralen RA-MICRO Datenordner /ra zu reduzieren, empfiehlt es sich, abgelegte Akten zu archivieren.

Bei der Archivierung werden die Dokumente komprimiert in den Ordner E-Akten Archiv gespeichert und vom RA-MICRO Datenlaufwerk gelöscht.
Dies kann über die Aktenablage geschehen, wenn in den Einstellungen E-Workflow unter E-Akte/Archive die Option E-Akten PDF-Archive verwenden aktiviert ist. Dies wird generell empfohlen. Dann wird in den Optionen zur Aktenablage der Bereich E-Akten Archivierung S eingeblendet. Die Optionen sind gesetzt und können an dieser Stelle nicht abgewählt werden.

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Abgelegte Akten können auch nachträglich mithilfeder Programmfunktion Aktenregister archiviert werden.

Die Option Akten archivieren kann nur in Verbindung mit der Option Abgelegte Akten gewählt werden. Der Zugriff auf die archivierten E-Akten ist anschließend nur noch über das E-Akten Fenster möglich. Bei Reaktivierung einer Akte wird die E-Akte Archivierung automatisch rückgängig gemacht. Die Dokumente werden zurück auf das RA-MICRO Datenlaufwerk verschoben und sind wieder in der E-Akte verfügbar.

10. Neu: Kfz-Schadenmanager in Modul E-Versicherung

In Programm E-Versicherung steht nun eine kostenlose Schnittstelle zum drebis Kfz-Schadenmanager zur Verfügung. Mit der Schnittstelle kann die Verkehrsunfall-Schadensregulierung nach einem Verkehrsunfall – von der Schadenmeldung bis hin zu Folgekorrespondenzen – elektronisch mit der Kfz-Haftpflichtversicherung abgewickelt werden. Dank „intelligenter“ Eingabemasken mit smarter Antwort- und Verzweigungslogik werden die wesentlichen Fragen des Schadenfalls beantwortet. So lassen sich Rückfragen und damit Verzögerungen vermeiden.

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Durch maschinenlesbare Schadenmeldungen sind auf Seiten der Versicherung automatisierte Prüfungen möglich, die den Bearbeitungsaufwand erheblich reduzieren und dadurch beschleunigen.

E-Nachrichten der Versicherungen werden, wie auch beim E-Rechtsschutz, automatisch in den RA-MICRO Posteingang abgerufen.

Wir empfehlen allen Kanzleien, aufgrund der Rationalisierungsmöglichkeiten für Rechtsschutz und Kfz- Schäden das RA-MICRO Programmfunktion E-Versicherung zu nutzen, sofern die Versicherung teilnimmt. Die Liste der teilnehmenden Versicherungen lässt sich jetzt oben rechts aufrufen (Abb.):

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11. Programm Aktenwächter (Video zum Aktenwächter)

Die neue Programmfunktion Aktenwächter im Bereich Akten prüft automatisch zu allen Akten auf Ereignisse, die weitere Bearbeitungen erforderlich oder sinnvoll machen:

  • Akten ohne Wiedervorlagen: Es werden automatisch Wiedervorlagen in allen Akten eingetragen. Diese Wiedervorlagen werden in der Wiedervorlagenliste gesondert dargestellt und können manuell angepasst werden.
  • Fehlende Ratenzahlungen im Akten- oder Forderungskonto: Es wird eine Liste der fehlenden Zahlungen ausgegeben.
  • E-Akten ohne neue Dokumente: Die Karenzzeit ist einstellbar, z. B. 6 Monate. Es wird eine Liste der ruhenden E-Akten ausgegeben.

Der Aktenwächter ist ein RA-MICRO Dienst, der im RA-MICRO Dienste Starter und im Netzwerk bei erstmaligem Start des Aktenwächters aktiviert wird.

Einstellungen:

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Prüfung auf Ratenzahlung Aktenkonten:

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Prüfung auf Ratenzahlung Forderungskonto:

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12. PDF E-Akte

12.1 Universelle Möglichkeit des Versandes und der mobilen Nutzung von E-Akten

  • eine PDF-Datei je RA-MICRO E-Akte bzw. E-Akten Unterordner
  • versendbar per E-Mail, verschlüsselt
  • nutzbar auf Systemen Windows, Apple, Android mit dem kostenlosen Adobe Reader, der RA-MICRO App und der DictaNet App
  • Annotationen, auch handschriftlich möglich
  • E-Versand aus der RA-MICRO E-Akte an Aktenbeteiligte, Kanzlei-Benutzer oder Rechtsanwälte
  • PDF Exporter: Export von E-Akten einzeln und selektiven Gruppen, Terminakten und Postkorb-E-Dokumente, optional mit laufender Export-Synchronisation (d. h. neue E-Dokumenten Eingänge zur E-Akte in der Kanzlei werden automatisch nachgesandt).

Beispiel: E-Akte Anzeige im Adobe Acrobat Reader DC auf PC und Smartphone

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Die Farben der Dokumenten-Rubriken der E-Akte werden in die Darstellung des Baumes übernommen. Annotationen (Bemerkungen, Notizen) können in der PDF E-Akte an beliebigen Stellen hinzugefügt werden, insb. zur Terminsvorbereitung (diese werden aber nicht in die RA-MICRO E-Akte synchronisiert).

12.2 PDF E-Akte: Export aus der RA-MICRO E-Akte Oberfläche

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Die Gesamt-Datei der PDF E-Akte wird aus den Einzeldokumenten erzeugt (bei E-Akten Unterordnern je Unterordner zwecks Reduzierung der Dateigröße) und steht dann zum verschlüsselten Versand zur Verfügung. Die Zeitdauer der Erzeugung hängt von der Systemleistung des Arbeitsplatzes ab: Optimal für derartige leistungsanfordernde Anwendungen in der Handhabung von E-Akten sind ein hochgetakteter, möglichst moderner Prozessor (i7/i9/Xeon E 2186), 8 GB RAM und ein SSD (optimal NVMe) Datenspeicher.

12. 3 Drei neue Programmfunktionen im PD Bereich E-Workflow: PDF E-Akte Anzeige, PDF E-Akte Exporter und PDF E-Akte Gestalter:

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PDF E-Akte Anzeige:

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Aus den Einzeldokumenten wird eine Gesamt-PDF Datei je Akte sowie gesonderte PDF-Dateien je Unterordner erzeugt. Diese stehen dann zur Anzeige zur Verfügung (zur Performance dieses Vorganges s.o.).

Die E-Akte kann dann an einen RA-MICRO Benutzer (verschlüsselt mit dessen RA-MICRO Benutzerpasswort) oder an eine Adressnummer versandt werden. Der dort zur Adresse eingestellte E-Versandweg wird beachtet. Insb. wird die hier eingetragene Verschlüsselung nebst mit Empfänger vereinbartem Passwort eingehalten.

Die PDF-Akten Datei kann nach der Erstellung für einen späteren erneuten Aufruf gespeichert bleiben oder zur Speicherplatzersparnis nach der Verwendung gelöscht werden.

Es kann eine Datei-Obergrenze für die max. E-Mail Postfachgröße von Absender und Empfängern eingegeben werden – bei Überschreiten der max. Größe wird bei E-Mail Versand auf Teildateien aufgesplittet.

PDF E-Akte Exporter:

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Der PDF E-Akte Exporter erzeugt auf dem Arbeitsplatz die gewünschte Auswahl an PDF E-Akte Dateien und exportiert diese in das eingestellte Ziel: In einen Datei-Ordner zur beliebigen Weiterverwendung oder per E-Mail an eine E-Mail-Adresse. Es können auch die Postkorb Dokumente exportiert werden. Der Exporter verfügt über eine optionale Synchronisations-Funktion: Es werden neue E-Dokumenten Eingänge zu den Export- Auswahlen nachgesandt. Das ist offenbar sinnvoll beim Postkorb und bei den Terminsakten. Ansonsten ist zu bedenken, dass man, wenn man die Akte mobil nicht mehr benötigt, auch explizit im Exporter den laufenden Export beenden muss.

Als Export-Ziele sind aus Sicherheitsgründen nur RA-MICRO Benutzer (mit ihrer dort gespeicherten E-Mail- Adresse) und RA-MICRO Adressen mit E-Mail Adressen zugelassen. E-Mail Versand wird stets verschlüsselt, beim E-Versand wird ein etwa zur Adresse gespeicherter E-Versandweg beachtet.

In den Exporter-Einstellungen kann Große Dateien teilen eingestellt werden. Ermitteln Sie die max. Postfachgröße des Kanzlei-E-Mail-Kontos und ggf. des Empfängers und legen Sie den Wert entsprechend fest. Der Exporter teilt dann zu große E-Akten Dateien in mehrere Dateien auf.

PDF E-Akte Gestalter:

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Mit dem PDF E-Akte Gestalter können Dokumente aus der E-Akte, einem Verzeichnis oder über die Mandantenadresse aufgerufen und einzeln an- und abwählbar als Auszug der Akte erstellt und versendet werden. Ferner kann die Akte durch Verschieben von der Hauptebene in die Unterebene übersichtlicher strukturiert, insb. Anlagen zu einem Dokument in dessen Unterebene verschoben werden. Der Gestalter kann z. B. in einer umfangreichen Sache der Terminsvorbereitung dienen, um optimal hinsichtlich des schnellen Auffindens von Inhalten vorbereitet zu sein. Dazu können die Lesezeichen in der erstellten PDF-E-Akte über die Einstellungen „Fett“, „Kursiv“ und „Farbe“ und die dazugehörigen Checkboxen oder über das Kontextmenü hervorgehoben werden. Der Gestalter ist z. B. auch dann sinnvoll, wenn eine Vielzahl von PDF Dokumenten zu einem Fall eingereicht werden, z. B. bei der Mandatsaufnahme, und diese als Anhang oder als Beiakte strukturiert lesbar gestaltet werden sollen.

12.4 RA-MICRO Schnittstelle in der DictaNet App

Eine neue Anwendung für den PDF E-Akten Export ist die neue RA-MICRO Schnittstelle in der DictaNet App für Apple iOS (s. Abbildungen).

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Über den PDF E-Akte Exporter – aber auch manuell von überall her – können PDF-Dateien als Einzeldokumente an die DictaNet App gesandt werden. Diese werden automati sch heruntergeladen, entschlüsselt und in Zielordnern gespeichert, die sich aus dem Betreff der E-Mail ergeben. Die Terminsakten werden tageweise in Unterordnern gespeichert. Die bei manuellem Versand einzuhaltende E-Mail Betreffl ogik ist im i-Butt on hinter PDF Dokumente anzeigen/dikti eren dargestellt. Mit der App kann auf die E-Akten und E Dokumente dikti ert werden. Diese Diktat-Aufnahmen werden dann entweder unverschlüsselt an beliebige E-Mail-Adressen oder verschlüsselt an einen gekoppelten DictaNet Offi ce Player gesendet. Automati sch wird ein Screenshot des Dokumenten- Anfanges, auf das dikti ert wurde, zwecks Mitt eilung des Bezuges/Betreff s erstellt und mitgesendet.

Durch die Synchronisations-Automatik des RA-MICRO PDF-E-Akte Exporters werden neue Dokumenten-Eingänge nachgesandt. Diese sind als gesonderte Dateien hinter der PDF E-Akte im Ordner ersichtlich und aufrufbar.

So kann der Anwalt in der Digitalen Anwaltskanzlei insb. immer seine Terminsakten und seinen Postkorb bei sich in der DictaNet App haben (mit der sowohl mit dem Smartphone als auch freihändig mit dem Tablet diktiert werden kann) und so ortsunabhängig mit Sprache zu diesen E-Dokumenten tätig werden. Wird noch beim Schreibarbeitsplatz die DictaNet Spracherkennung eingesetzt, entsteht eine neuartige, sehr produktive, flexible anwaltliche Arbeitsweise.

Die Herstellung dieser Funktionalität in der DictaNet App für Android ist im ersten Halbjahr 2020 geplant.

Empfehlungen

13. vCloud Kanzlei EDV-Konzept

RA-MICRO hat in mehrjähriger Forschungs- und Entwicklungsarbeit ein betriebsfertig vorkonfiguriertes, auf der Technologie der Server-Virtualisierung basierendes Kanzlei-EDV Konzept vCloud geschaffen. vCloud steht als Konzept und hinsichtlich der vorinstallierten vServer Software den Kanzleien kostenlos (exkl. Software- Lizenzen) zur Verfügung. Die auf vCloud basierende Kanzlei-EDV erschließt performant, kostengünstig und betriebssicher das volle Leistungspotential der RA-MICRO Kanzleisoftware in der Digitalen Anwaltskanzlei.

Der neuartige Vorteil des vCloud Konzeptes ist die nahtlose konzeptionelle Verbindung von klassischer Kanzlei- Server EDV und Cloud-EDV, sodass für die Anforderungen jeder Kanzlei die beste Lösung aus dem vCloud Komponenten-Baukasten zusammengestellt werden kann. Es kann die Datenhaltung in der Kanzlei in klassischer Weise mit Fat-Client PC-Arbeitsplätzen oder als Private Cloud mit Thin-Client Arbeitsplätzen, optional mit Sicherung in der Cloud, gewählt werden, oder die Datenhaltung als Private Cloud im Rechenzentrum mit Thin-Client PC Arbeitsplätzen und Redundanz- und Sicherungssystem in der Kanzlei. Nahtlos kann aufgrund der virtualisierten zentralen vCloud Komponente „vServer“ zwischen diesen Ausgestaltungen gewechselt werden.

RA-MICRO vCloud beinhaltet Vorgaben für die technische Ausgestaltung der Datenhaltungs-Hardware, den betriebsfertig vorinstallierten virtuellen Windows-Server inkl. SQL-Server, die Datenhaltung und die Datensicherung, Fat-Client Kanzleiarbeitsplätze mit Windows 10 oder Thin-Client Fernarbeitsplätze, Datenhaltung in der Kanzlei oder im Rechenzentrum (optional redundant), sicherer mobiler Zugriff auf die Kanzleidaten via Internet mit Systemen Windows, Android und Apple. Näheres finden Sie auf der RA-MICRO Homepage. vCloud kann sowohl in der Kanzlei als auch im Rechenzentrum betrieben werden. Im Rechenzentrum entweder im eigenen Rechenzentrums-Kundenkonto der Kanzlei zu Original-Rechenzentrumspreisen mit eigener Administrationsbeauftragung oder als komplette „Alles aus einer Hand“ Lösung beim RA-MICRO Vor-Ort-Partner in dessen Rechenzentrums-Kundenkonto. Wir empfehlen, grundsätzlich für jede technische RA-MICRO Neuinstallation, insb. bei einer Server-Erneuerung oder bei Erneuerung von PC-Arbeitsplätzen, das RA-MICRO vCloud System in Betracht zu ziehen.

Die RA-MICRO Vertriebs GmbH, Tochter der RA-MICRO Software AG, ist zentral zuständig für das Thema vCloud in Zusammenarbeit mit den RA-MICRO vCloud Systempartnern sowie den RA-MICRO Vor-Ort Partnern. Die Gesellschaft bietet für 1- und 2-Platz Anlagen das Produkt RA-MICRO vCloud Entry zum Preis von 98 Euro mtl. bundesweit über den RA-MICRO Online Store im Direktvertrieb an. Ferner führt die RA-MICRO Vertriebs GmbH das Hosting von RA-MICRO vCloud EDV-Anlagen im RA-MICRO Vertragsrechenzentrum für die RA-MICRO Organisation aus. Gern informieren Sie die Geschäftsführer der RA-MICRO Vertriebs GmbH, RA Jan Lehniger und RA Thomas Schmidt , näher zu den Vorteilen der RA-MICRO vCloud Organisationslösung,
Kontakt: info@ra-micro-vertriebs-gmbh.de.

Abb. Anwenderbericht zur erfolgreichen Umstellung auf vCloud im Rechenzentrum und eine Darstellung zum erfolgreichen Einsatz von vCloud im Rechenzentrum in der Berufsschule in Köln:

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14. Empfehlung: DictaNet Spracherkennung am Schreibarbeitsplatz

Die Spracherkennung hat auf dem heutigen Stand der Technik eine solche Leistungsfähigkeit erreicht, dass deren Einsatz zur Verbesserung der Produktivität an jedem Schreibarbeitsplatz betriebswirtschaftlich geboten erscheint.

Die RA-MICRO DictaNet Office Spracherkennungslösung bietet mittels der integrierten marktführenden Legal Solution Software eine einfache und kostengünstige Rationalisierungsmöglichkeit.

Die mit digitalen Aufnahmegeräten – Handdiktiergeräte, PC-Diktiermikrofone, Smartphones, Tablets (insb. auch für freihändiges Diktat) – aufgenommenen Diktate werden am Schreibarbeitsplatz mit dem Sprachprofil des Diktanten automatisch in Text gewandelt. Der spracherkannte Text wird dann am Schreibplatz nur noch anhand des synchron mit dem Text abgespielten Diktats auf Fehler gelesen und korrigiert. Das Dicta- Net Office Spracherkennungssystem ist selbstlernend: Korrekturen der Schreibkraft verbessern automatisch das Sprachprofil des Diktanten.

Lassen Sie sich über diese rationalisierende Nutzung des technischen Fortschrittes in Ihrer Kanzlei gern von den RA-MICRO Landesrepräsentanzen, den RA-MICRO Vor-Ort-Partnern oder der DictaNet Vertriebshotline unter +49 (0) 30 43598 830 informieren.

15. Sonstige Empfehlungen

15.1 Online Virenscanner

Wir empfehlen, bei Windows Server 2019 und Windows 10 den Windows Defender zu nutzen und KEINE weiteren Online Virenscanner zu verwenden. Der Defender belegt regelmäßig bei allen Tests Spitzenplätze. Dem theoretischen Vorteil mehrerer Virenscanner steht der evidente Nachteil der doppelten Systembelastung und des doppelten Störungspotentials im laufenden Betrieb gegenüber. Ein erheblicher Anteil des Supportaufkommens des mit mehr als 10 Spezialisten besetzten RA-MICRO Technischen Supportcenters beruht auf Systemstörungen durch Online-Virenscanner – das ist bei Beachtung obiger Empfehlung entbehrlich.

15.2 Arbeitsplatz Windows PC Betriebssystem

Wir empfehlen, bei Fat-Client PC Arbeitsplätzen (das sind Arbeitsplätze bei denen die RA-MICRO Software lokal direkt auf dem PC installiert ist) ausschließlich Windows 10 einzusetzen. Nur dieses Windows Betriebssystem, das von Microsoft laufend aktualisiert wird, ist heute eine betriebssichere Grundlage für den RA-MICRO Einsatz am PC-Arbeitsplatz. 2020 läuft der Microsoft Support für Windows 7 ab. Windows 7 wird noch auf vielen Kanzlei-Arbeitsplätzen eingesetzt, sodass sich hier die Frage stellt, ob die PCs der Arbeitsplätze erneuert werden müssen. Wir empfehlen, grundsätzlich in allen diesen Fällen die Option von Thin-Client PC Arbeitsplätzen im vCloud System in Betracht zu ziehen. Das ist oft die kostengünstigere und zukunftsorientiertere Lösung. Wenn die Windows 7 PCs nur als Thin-Client PC Arbeitsplätze genutzt werden, d. h. nur mit einem RDP Client auf die Kanzlei- Daten zugreifen, können diese Windows 7 PCs – auch ohne Systemupdates – bis zu ihrem technischen Ende weiter genutzt werden.

15.3 Kanzlei-Router

Wir empfehlen, alle 4-5 Jahre den Internet-Router der Kanzlei zu modernisieren.

15.4 Datensicherung

Jahr für Jahr verlieren Kanzleien komplett ihre Datenbestände – durch Brände, durch Kurzschlüsse, Diebstahl, Verschlüsselungs-Schadsoftware usw., weil keine Datensicherung gemacht wird bzw. keine im Schadensfall brauchbare. Wir raten, wie jedes Jahr, dringendst allen Kanzleien, versionierte Datensicherungen nach zwei verschiedenen Methoden durchzuführen und Datensicherungsträger auch außerhalb der Kanzlei aufzubewahren. Automatisierte Sicherungen – auch in die Cloud – sind besser als händische bzw. eine Kombination ist sinnvoll. Wir empfehlen, für automatisierte Sicherungen die NAS Datensicherung. Ein solches Sicherungs-Gerät, z. B. auch nur mit zwei Einschüben für Sicherungsdatenträger für die gesonderte Datensicherung, ist bei mittleren und größeren Kanzleien u. E. zwingend.

15.5 Datenspeicher

Die wichtigste Komponente für eine performante und damit produktive Arbeit mit RA-MICRO ist die Geschwindigkeit (und Sicherheit) des Datenträgers. Die herkömmlichen drehenden Festplatten sollten grundsätzlich gegen SSD Festplatten – wenn möglich, gegen die extrem schnellen NVMe SSD Platten – auch in älteren Servern ausgetauscht werden. Der Geschwindigkeitsvorteil im laufenden RA-MICRO Betrieb wird in der Regel den Kostenaufwand schnell einspielen.

15.6 Arbeitsplatz-PCs

Ein nicht unerheblicher EDV-Kostenfaktor sind heute die Stromkosten. Wir empfehlen, ältere PCs, die in den Kanzleien häufig noch die klassischen Kästen unter den Tischen sind, durch moderne all-in-one Systeme auszutauschen (s. Musterkanzlei). Im Hinblick auf die ersparten Stromkosten sowie Wärme- und Geräusch- Emissionen und den Vorteilen des neuen i7/i9 Prozessors sollten sich die Kosten, die unter 1000 Euro liegen, rechnen.

Unternehmensnachrichten

16. Die RA-MICRO Homepage www.ra-micro.de wurde neu gestaltet

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17. RA-MICRO Mediathek verbessert

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Die RA-MICRO Mediathek wurde in Oberfläche und Funktionalität verbessert. Sie finden unter www.ra-micro.de/mediathek aktuelle Videos zu RA-MICRO und DictaNet, darunter auch Aufzeichnungen der regelmäßig stattfindenden Webinare. Die Videos lassen sich am PC oder auf allen Mobilgeräten abspielen. Monatlich erfolgen bereits etwa 7.000 Abrufe. Unter Kanzleisoftware sind die Videos den Modulen zugeordnet. Die Listen lassen sich übersichtlich nach Datum, Titel oder Größe sortiert anzeigen. Zu Beginn einer Rubrik ist (gelb hinterlegt) jeweils ein Einführungsvideo gelistet. Die Videoliste lässt sich mit wenigen Klicks auch als E-Mail versenden. Die Videos können vom Mail-Empfänger direkt aus der Mail gestartet werden.

Die RA-MICRO Mediathek verfügt über eine neue Abonnement-Funktion. Man kann einzelne Themen oder Unterthemen, wie Online oder Gebühren, wählen und bekommt dann per E-Mail eine Benachrichtigung, wenn zu diesen Themen ein neues Video erschienen ist.

18. RA-MICRO Abwicklungslizenz

Vor dem Hintergrund der langen Kundenbeziehung bietet RA-MICRO künftig anwaltlichen Lizenznehmern, die vor dem Erreichen der Regelaltersgrenze stehen, eine Umwandlung ihres bestehenden Lizenzvertrages in einen Abwicklungsvertrag an. Der Lizenznehmer ist dann berechtigt, die RA-MICRO Kanzleisoftware an einem Einzelarbeitsplatz für die Abwicklung von laufenden Mandaten zu nutzen. Der Lizenznehmer erhält weiterhin die üblichen Aktualisierungen (Updates/Patches) und kann den Hotline-Support nutzen. Das laufende Programmpflege- und Supportentgelt reduziert sich für den Einzelarbeitsplatz auf 29 Euro netto zzgl. MwSt.

19. RA-MICRO Landesrepräsentanz West eröffnet

Die RA-MICRO Landesrepräsentanz West mit Sitz in Düsseldorf ist ein Beratungs- und Informationszentrum für alle Fragen rund um die moderne Kanzleiorganisation. Es werden fortlaufend praxisnahe und kostenlose Workshops angeboten, die alle Aspekte der modernen digitalen Kanzleiorganisation abdecken. Gerne bieten wir auch Hilfestellungen bei der Inbetriebnahme unserer mobilen RA-MICRO und DictaNet Anwendungen für Smartphones und Tablets an. Darüber hinaus beraten wir Sie gern bzgl. des kostenlosen Einstiegs in die digitale Kanzleiorganisation mit RA-MICRO 1 sowie zu unserem RA-MICRO Kanzlei-Starter-Paket. Das Team der LRP-West steht Ihnen montags bis donnerstags von 10.00 Uhr bis 18.00 Uhr und freitags von 10.00 bis 16.00 Uhr z ur Verfügung.

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Die LRPR Düsseldorf ist fußläufig vom Amts- und Landgericht Düsseldorf erreichbar.

20. Umzug RA-MICRO Stammhaus in den Cube am Hauptbahnhof Berlin mit Anwaltslounge, Veranstaltungs-Center und Landesrepräsentanz Berlin

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Die RA-MICRO Firmenzentrale bezieht im 2. Quartal 2020 das neue Gebäude „Cube“ direkt am Berliner Hauptbahnhof, vis-a-vis vom Kanzleramt. Auf 3000 qm im 1. und 2. OG wird u. a. ein Veranstaltungs-Center und eine kostenlose Aufenthalts-Anwaltslounge für alle bahnreisenden Anwältinnen und Anwälte geboten. Der Cube hat nicht nur ein futuristisches Design, sondern bietet auch ein hochmodernes Arbeitsplatz-Konzept für produktive, zeitgemäß attraktive Arbeitsplätze unserer hochqualifizierten und hochmotivierten Mitarbeiter.

21. RA-MICRO Landesrepräsentanz Berlin neu am Berliner Hauptbahnhof

In Sichtweite des Cube, Bertha-Benz-Straße 5, in neuen Ladenräumen, wird in 2020 die Landesrepräsentanz Berlin der Anwaltschaft beratend rund um alle Themen der modernen Kanzlei-EDV zur Verfügung stehen. Besuchen Sie uns g ern – auch ohne Anmeldung.

Rund 40 Jahre nach der Gründung demonstriert so RA-MICRO eindrucksvoll den Willen und die Kraft, auch zukünftig dauerhaft marktführend an der Spitze von Innovation und Erfolg am Puls der Zeit zu stehen, und damit den Kunden stets modernste Spitzenleistungen der Kanzlei-EDV bieten zu können.